Events Photo and Video Policy -

Events Photo and Video Policy

Information on Personal Data Processing for Video Shooting and Photographing at American Overseas School of Rome Events

Information pursuant to and for the purposes of art. 13 Regulation 2016/679 (GDPR)

In accordance with the art. 13 of Regulation 2016/679 (European Regulation on Data Protection) this communication is to inform all participants of AOSR sponsored events about the processing of personal data provided by the American Overseas School of Rome.


DATA PROCESSOR, pursuant to articles 4 and 24 of EU Reg. 2016/679 is the American Overseas School of Rome located in Via Cassia 811 - 00189 Rome in the person of the legal representative.


Personal and identifying data: personal data, any information concerning a natural person, identified or identifiable, even indirectly, by reference to any other information, including a personal identification number; identification data, personal data that allows direct identification of the interested party (such as, for example, images, name, surname, address, e-mail address, telephone number, etc.). The subject may have their image taken, individually or in groups, through photos and videos made during the event.


Personal data will be processed, in accordance with the conditions for the lawfulness of the processing pursuant to art. 6/f) of Regulation (EU) 2016/679, for communication and promotional purposes of the Data Controller, also through the use of images on the American Overseas School of Rome’s institutional website, social networks (Youtube, Instagram, Facebook, Linkedin etc.) and other channels (eg brochures, flyers, posters, newsletter etc.). Those attending events will be informed by AOSR posters around campus that video and photo shooting will take place, and that these images and videos may be shared using the institutional website of American Overseas School of Rome, social networks (Youtube, Instagram, Facebook, Linkedin etc.) and other channels (eg brochures, flyers, posters etc.) Parties who do not want their images, or their children’s images used for these purposes, have the possibility to object immediately at the event venue, or within 30 days, to the processing of their images by contacting the Communication Office at Anyone involved in the event, including children, can reasonably expect to be, even accidentally, in videos and photos. The images or videos belonging to the owner may be used for communication and marketing purposes (for example through the use of Youtube, Instagram, Facebook, Linkedin, or other channels like brochures, flyers, posters, newsletters, etc.).


The personal data provided will be communicated to recipients, who will process the data as managers (Article 28 of EU Reg. 2016/679) and/or as persons acting under the authority of the Data Controller and the Data Processor (Article 29 of EU Reg. 2016/679), for the purposes listed above under point 3. Precisely, the data will be communicated to:

  • subjects providing services for the management of the information system and communication networks (including Email and web);

  • the authorized staff of American Overseas School of Rome;

  • Legal authority upon request


The treatment will be carried out using methods and instruments that guarantee maximum security and confidentiality, by subjects specifically appointed to do so in compliance with the provisions of Articles 28 and 29 of Regulation (EU) 2016/679. On basis of art. art. 5 ch. 1/e) of Regulation (EU) 2016/679, your personal data will be stored in a form that allows its identification for a period of time not exceeding the achievement of the purposes for which the data were collected and subsequently processed (document of Data retention policy available to the contacts referred to in paragraph 1 above).


Your personal data (video images and photos) may be used on the institutional website of the Data Controller, and may be communicated to companies contractually linked to the data controller. Possible transfer of data outside and within the European Union, will be carried out in accordance with and within the limits and conditions set forth in art. 44 and following of Regulation (EU) 2016/679. The data may be disclosed to third parties belonging to the following categories:

  • studies or companies in the context of assistance and consultancy relationships, also with reference to websites and social networks;

  • competent authorities for compliance with legal obligations and / or provisions of public bodies, at their request.

The subjects belonging to those categories will act as Data Processing Manager, or they can operate in complete autonomy as autonomous Data Controllers.


The provision of your personal data for the purposes referred to in paragraph 3 of this statement is optional. A refusal to provide data implies that the subject refuses the use of their image collected at an event to be used for the intended purposes. In the event that you wish to oppose the use of your image or that of the minors of which you are the guardian, please inform AOSR immediately during the event where the images are collected or regarding the event by contacting the addresses indicated in point 8 the information.


You can assert your rights as expressed in articles 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 of EU Regulation 2016/679, by contacting the Technology Office at You have the right, at any time, to ask the Data Controller to access your personal data, to correct it, to cancel it or limit its processing. Furthermore, you have the right to object, at any time, to the processing of your data (including automated processing, e.g. profiling), as well as to the transfer of your data. Without prejudice to any other administrative and judicial appeal, if you believe that the processing of data concerning you, violates the provisions of EU Reg. 2016/679, pursuant to art. 15 letter f) of the aforementioned EU Reg. 2016/679, you have the right to lodge a complaint with the “Garante della protezione dei dati personali” and, with reference to art. 6 paragraph 1/a) and art. 9, paragraph 2/a), has the right to revoke the consent given at any time. In the case of requesting data portability, the Data Controller will provide you in a structured format, in common and legible, by automatic device, the personal data concerning you, without prejudice to paragraphs 3 and 4 of the art. 20 of the EU Reg. 2016/679.


In basis of art. 21 of Regulation 2016/679 (General Regulation on Data Protection) the interested party tacitly accepts and declares to have read the American Overseas School of Rome notice concerning the processing of personal data (images collected at events through photo and video), and tacitly expresses the authorization to the treatment of his or her image (photo and video) and those of their children present for popularizing purposes of American Overseas School of Rome, also their use on AOSR institutional websites, social networks and others channels (e.g. brochures, flyers, posters, newsletter etc.).

Informativa Sul Trattamento Dei Dati Personali Per Riprese Foto e Video in Occasione di Eventi Organizzati da American Overseas School of Rome

Informativa sul trattamento dei dati personali per riprese foto e video in occasione di eventi organizzati da American Overseas School of Rome

Documento informativo ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13 Regolamento 2016/679 (GDPR)

In conformità all’art. 13 del Regolamento 2016/679 (Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati) la presente comunicazione per informare tutti i partecipanti agli eventi sul trattamento dei dati personali forniti presso American Overseas School of Rome.


TITOLARE DEL TRATTAMENTO, ai sensi degli artt. 4 e 24 del Reg. UE 2016/679 è la American Overseas School of Rome sita in Via Cassia 811 - 00189 Roma nella persona del legale rappresentante.


Dato personale e identificativo: dato personale, qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; dati identificativi, i dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato (quali a titolo esemplificativo immagini, nome, cognome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono, etc.). Il trattamento avrà ad oggetto la sua immagine ripresa, singolarmente o in gruppo, tramite foto e riprese video effettuate nel corso dell’evento.


I dati personali saranno oggetto di trattamento, in conformità alle condizioni per la liceità del trattamento di cui all’art. 6 lett. f) del Regolamento (UE) 2016/679, per finalità divulgative e promozionali dei Titolare, anche tramite diffusione delle immagini sui siti web istituzionali di American Overseas School of Rome, social network e altri canali (es. brochure, volantini, poster, etc.). Il titolare informa preventivamente, tramite vignetta esposta e consultabile presso l’evento, delle attività di ripresa video e foto e della loro possibile diffusione tramite siti web istituzionali di American Overseas School of Rome, social network e altri canali (es. brochure, volantini etc.) e fornisce agli interessati la possibilità di opporsi immediatamente presso il luogo dell’evento, o successivamente allo stesso, al trattamento delle loro immagini rivolgendosi all’Ufficio di comunicazione “INDICARE CONTATTO”. Si ritiene che chiunque partecipi all’evento possa ragionevolmente attendersi di essere, anche solo incidentalmente, oggetto di riprese video e foto e che tali immagini possano essere diffuse anche tramite i mezzi di comunicazione (siti web e social networks) propri del Titolare.


I dati di natura personale forniti saranno comunicati a destinatari, che tratteranno i dati in qualità di responsabili (art. 28 del Reg. UE 2016/679) e/o in qualità di persone fisiche che agiscono sotto l’autorità del Titolare e del Responsabile (art. 29 del Reg. UE 2016/679), per le finalità sopra elencate al punto 3. Precisamente, i dati saranno comunicati a:

  • soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo e delle reti di comunicazione (ivi compresa la posta elettronica e web);

  • il personale di American Overseas School of Rome autorizzato;

  • l’Autorità Giudiziaria su richiesta


Il trattamento sarà svolto con modalità e strumenti volti a garantire la massima sicurezza e riservatezza, ad opera di soggetti di ciò appositamente incaricati in ottemperanza a quanto previsto dagli artt. 28 e 29 del Regolamento (UE) 2016/679. Ai sensi di quanto previsto dall’art. art. 5 par. 1 lett. e) del Regolamento (UE) 2016/679, i suoi dati personali saranno conservati in una forma che consenta la sua identificazione per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per i quali i dati sono stati raccolti e successivamente trattati (documento di Data retention policy disponibile ai contatti di cui al par. 1 che precede).


I suoi dati personali (immagini video e foto) potranno essere diffusi sui siti web istituzionali del Titolare del trattamento, e potranno essere comunicati a società contrattualmente legate al titolare del trattamento. Eventuale trasferimento di dati al di fuori e all’interno dell’Unione Europea, verrà effettuato in conformità e nei limiti e alle condizioni di cui all’art. 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679. I dati potranno essere comunicati a terzi appartenenti alle seguenti categorie:

- studi o società nell'ambito di rapporti di assistenza e consulenza, anche con riferimento ai siti internet e ai social network;

- autorità competenti per adempimenti di obblighi di leggi e/o di disposizioni di organi pubblici, su loro richiesta.

I soggetti appartenenti alle categorie suddette agiranno in qualità di Responsabile del trattamento dei dati, oppure potranno operare in totale autonomia come autonomi Titolari del trattamento.


Il conferimento dei suoi dati personali per le finalità di cui al punto 3 della presente informativa è facoltativo. Un suo eventuale rifiuto al conferimento dei dati comporta l'impossibilità per il Titolare di utilizzare la sua immagine raccolta nel corso dell’evento per le finalità previste. Nel caso in cui intenda opporsi al trattamento della Sua immagine o quella dei minori di cui lei è il tutore, La preghiamo di informare immediatamente il Titolare avvisando i referenti presenti all’evento presso cui le immagini sono raccolte oppure contattando i recapiti indicati a punto 8 dell’informativa.


Lei potrà far valere i propri diritti come espressi dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del Regolamento UE 2016/679, rivolgendosi all’Ufficio Lei ha il diritto, in qualunque momento, di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai Suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento. Inoltre, ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei suoi dati (compresi i trattamenti automatizzati, es. la profilazione), nonché alla portabilità dei suoi dati. Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo e giurisdizionale, se ritiene che il trattamento dei dati che la riguardano, violi quanto previsto dal Reg. UE 2016/679, ai sensi dell’art. 15 lettera f) del succitato Reg. UE 2016/679, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e, con riferimento all’art. 6 paragrafo 1, lettera a) e art. 9, paragrafo 2, lettera a), ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato. Nel caso di richiesta di portabilità del dato il Titolare del trattamento Le fornirà in un formato strutturato, di uso comune e leggibile, da dispositivo automatico, i dati personali che la riguardano, fatto salvo i commi 3 e 4 dell’art. 20 del Reg. UE 2016/679.



In conformità all’art.21 del Regolamento 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) l’interessato tacitamente accetta e dichiara di aver preso visione dell’informativa di American Overseas School of Rome relativa al trattamento dei dati personali (immagini raccolte presso l’evento tramite foto e video), e tacitamente esprime il consenso al trattamento della sua immagine e/o dei suoi figli (foto e video) per finalità divulgative di American Overseas School of Rome, anche tramite diffusione delle stesse su siti web istituzionali di AOSR, social network e altri canali (es. brochure, volantini e finalità di marketing etc.).